SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (MANAJEMEN RANTAI PASOKAN)

 

  1. 1.     Pengertian

 

Supply chain system (sistem rantai pasokan) adalah serangkaian aktivitas bisnis perusahaan dalam pemenuhan pasokan meliputi proses dari penyediaan pasokan sampai penyaluran pasokan tersebut sampai ke tangan konsumen akhir. Sedangkan supply chain management (manajemen rantai pasokan) adalah metode dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian sistem rantai pasokan tersebut. SCM biasanya dilakukan di perusahaan manufaktur.

  1. 2.     Manfaat

 

Adapun manfaat jika kita mengoptimalkan program SCM, yaitu:

  • Mengurangi inventory barang.

Inventory merupakan bagian paling besar dari aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40%. Oleh karena itu usaha dan cara harus dikembangkan untuk menekan penimbunan barang di gudang agar biaya dapat diminimalkan.

  • Menjamin kelancaran penyediaan barang.

kelancaran barang yang perlu dijamin adalah mulai dari barang asal (pabrik pembuat), supplier,perusahaan sendiri, whosaler, retailer, sampai kepada konsumen akhir.

  • Menjamin mutu.

Mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksinya, tetapi ditentukan oleh mutu bahan mentahnya dan mutu dalam kualitas pengirimannya.

  • Mengurangi jumlah supplier.

Bertujuan untuk mengurangi ketidakseragaman, biaya-biaya negosiasi, dan pelacakan (tracking).

  • Mengembangkan supplier partnership atau strategic alliance.

Dengan mengadakan kerjasama dengan supplier (supplier partnership) dan juga mengembangkan strategic alliance dapat menjamin lancarnya pergerakan barang dalam supply chain.

 

 

 

 

 

  1. 3.     Tahap Rantai Pasokan (Supply Chain System)

 

  1. a.      Perancangan

 

Dalam merancang sebuah produk, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

Customer Relationship Management (CRM)  yaitu usaha dalam mendapatkan, menambah dan mempertahankan konsumen. CRM juga usaha perusahaan dalam mencari target pasarnya, kepada siapa produknya akan dijual, sehingga perusahaan dapat merancang seperti apa produk yang ingin ia produksi, mengingat kepuasan konsumen adalah hal utama dari tujuan perusahaan.

Customer Service Mangement (CSM) yaitu usaha perusahaan dalam pengadaan informasi bagi konsumen sekaligus mendapatkan informasi dari konsumen. Pengadaan informasi bagi konsumen meliputi : produk apa yang disediakan, jadwal pengiriman, dll. Sedangkan informasi dari konsumen meliputi : jumlah dari produk yang ingin dipesan, identifikasi produk, kapan produk ingin dipesan, keluhan atau kritikan. Dengan adanya CSM, maka perusahaan akan dapat merancang produk yang akan diproduksinya.

Berbagai teknologi informasi digunakan dalam implementasi CRM. Sebagai contoh, aplikasi Sales Force Automation (SFA) dapat digunakan untuk mengotomatiskan hubungan antara para penjual dan pembeli melalui penyediaan informasi produk dan harga (Copra & Meindl, 2001). Sistem tersebut juga memungkinkan informasi pelanggan dan produk secara rinci dan real time.

Identification of Supplier yaitu mengidentifikasi supplier atau pemasok. Hal ini sangat penting bagi SCM, pemasok dan pelanggan adalah dua kunci utama dalam sebuah rantai pasokan. Pemasok yaitu perusahaan eksternal yang berfungsi untuk menyediakan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan induk (perusahaan kita), pemasok yang kita butuhkan tidak hanya satu perusahaan tetapi banyak perusahaan, jadi mengidentifikasi perusahaan yang akan menjadi pemasok sangat diperlukan, karena kondisi dari pemasok otomatis akan mempengaruhi kondisi perusahaan induk.

  1. b.     Pengadaan

 

Pengadaan produk meliputi :

Demand Management  yaitu  usaha untuk mengetahui kebutuhan produk konsumen. Hal ini berkaitan dengan meramalkan permintaan konsumen. CPFR ( Collaborative Planning Forecasting and Replenishment ). Ramalan ini digunakan untuk memperkirakan jumlah dan jenis bahan mentah yang harus dibeli, pengapalan dan waktu pengiriman untuk bahan mentah tersebut dan waktu yang dibutuhkan untuk proses di manufaktur. Kemudian barang yang sudah jadi disimpan didalam gudang sampai diorder oleh distributor.

Sistem manajemen permintaan yang baik menggunakan data point-of-sale dari pelanggan utama untuk mengurangi ketidakpastian (uncertainty) dan menyediakan aliran yang efisien sepanjang rantai pasok.

Manufacturing Flow Management  yaitu usaha pengintegrasian permintaan konsumen dengan kemampuan pemasok. Hal ini diperlukan karena perusahaan harus mampu mengantisipasi biaya yang akan keluar jika tidak mampu memenuhi permintaan konsumen, permintaan pasar tidak terpenuhi akan menurunkan kadar kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

Dalam ERP terdapat modul manufacturing yang mencatat aliran produk sepanjang proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang dilakukan untuk suatu bagian pada suatu waktu. Aliran produk tersebut harus dipantau melalui penggunaan teknologi informasi. Pemantauan ini dilakukan untuk memberikan kepastian dalam kelancaran aliran manufaktur.

 

Procurement yaitu usaha pengadaan faktor produksi (modal, tenaga kerja, mesin dan peralatan, bahan mentah, teknologi informasi). Hubungan baik dengan pemasok pada pengadaan diperlukan untuk memastikan kelancaran aliran penyampaian produk hingga konsumen dengan lebih ekonomis. Perusahaan harus mampu berkolaborasi dengan supplier-supplier yang relevan, melibatkan mereka dalam perancangan produk baru, mengevaluasi supply risk dan sebagainya.

Manajemen hubungan pemasok merupakan proses yang menentukan bagaimana suatu perusahaan berinteraksi dengan para pemasoknya. Fungsi pembelian dikembangkan melalui mekanisme komunikasi yang cepat seperti electronic data interchange (EDI) dan jaringan internet

  1. c.      Pengendalian

 

Perusahaan harus mampu mengendalikan usaha :

Customer Order Fulfillment (pemenuhan pesanan pelanggan), maksud pemenuhan pesanan disini  yaitu usaha seorang supply chain manajer dalam mengintegrasikan semua pasokan yang diperlukan dari proses rantai pasokan, mulai dari pengadaan bahan dari supplier sampai dengan barang tersebut sampai kepada retailer (pengecer) dan akhirnya ke konsumen akhir.  Hal itu dilakukan dengan tujuan menghasilkan proses yang lancar dan efisien. Oleh karena itu diperlukan juga hubungan yang secara ekternal, perusahaan harus mampu berkolaborasi dengan perusahaan pemasok ataupun retailer. Menjalin hubungan dengan retailer misalnya tentang data penjualan terakhir serta berapa banyak stock produk yang masih mereka miliki adalah penting bagi perusahaan.

Sebagai bagian dalam sistem ERP (Enterprise Resources Planning), modul Order Fulfillment digunakan untuk memantau siklus pemenuhan pesanan dan merupakan catatan kemajuan perusahaan dalam memuaskan permintaan. ERP merupakan suatu sistem teknologi informasi operasional yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dari semua fungsi dalam perusahaan. Sistem ERP ini memantau material, pesanan, jadwal, persediaan barang jadi, dan informasi lainnya yang ada di perusahaan.

  1. d.      Produksi (Manufacturing)

 

Produksi adalah serangkaian kegiatan proses dalam memproduksi bahan mentah menjadi produk jadi. Dalam hal ini SCM melakukan transformasi dari bahan baku menjadi barang setengah jadi kemudian menjadi barang jadi (comudity).

Hal yang berkaitan :

Outsourching yaitu pengalihan pekerjaan. Pekerjaan perusahaan induk terbagi atas dua : Core dan Non-Core. Core competency yaitu pekerjaan yang berkaitan langsung dengan proses produksi , sedangakan non-core competency yaitu pekerjaan yang tidak berkaitan langsung dengan proses produksi, sehingga pekerjaan ini dapat dialihkan ke perusahaan lain. Pengalihan pekerjaan tersebut dilakukan dengan cara meminjam karyawan dari perusahaan vendor (perusahaan outsourcing), karyawan tersebut bekerja di perusahaan induk hanya saja karyawan tersebut berasal dari perusahaan vendor/perusahaan outsourcing/perusahaan pendukung. Selanjutnya perusahaan induk memberi fee kepada perusahaan pendukungnya, yang nantinya akan diberikan sebagai upah karyawan outsourcing.

Lean Manufacturing , merupakan proses produksi yang mementingkan efisiensi dan efektifitas proses produksi. Efisiensi adalah perbandingan antara biaya dan waktu yang dikorbankan dengan keberhasilan yang dicapai, semakin kecil waktu dan atau biaya yang dikorbankan maka semakin efisien. Sedangkan efektifitas yaitu pencapaian target dengan mengandalkan seluruh sarana prasarana yang telah disediakan sebelummya, jika seluruh sumber daya itu dapat diandalkan secara keseluruhan maka semakin efektif.

Fleksibilitas, merupakan kemampuan perusahaan dalam menanggapi perubahan-perubahan ynag mendadak dalam proses produksi, misalnya perubahan kondisi atau sistem dari pemasok harus dapat diantisipasi perusahaan dalam mencegah lower capacity (kekurangan pasokan).

Dalam ERP terdapat modul manufacturing yang mencatat aliran produk sepanjang proses manufaktur dan mengkoordinasikan apa yang dilakukan untuk suatu bagian pada suatu waktu. Aliran produk tersebut harus dipantau melalui penggunaan teknologi informasi. Pemantauan ini dilakukan untuk memberikan kepastian dalam kelancaran aliran manufaktur.

  1. e.      Pengiriman (Distribusi)

 

Salah satu lingkup supply chain yaitu mengirim produk jadi sampai ke tangan konsumen akhir dengan waktu dan tempat yang tepat. Aktivitas ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau diserahkan ke perusahaan jasa transportasi. Perusahaan harus merancang jaringan distribusi yang tepat dengan mempertimbangkan aspek biaya, aspek fleksibilitas dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan.

  1. f.        Return

 

Merupakan proses yang berhubungan dengan jalur pengembalian produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi keinginan konsumen.

 

  1. 4.     Teknologi Informasi yang Berperan dalam SCM (Supply Chain Manajemen)

Electronic Procurement, salah satu model pengadaan yang mendukung hubungan jangka pendek adalah e-Auction yaitu suatu aplikasi untuk mendukung kegiatan lelang yang dilakukan secara elektronik. Pada model ini pembeli bisa mengundang beberapa calon supplier untuk menawarkan harga atas produk dengan spesifikasi dan jumlah tertentu dalam waktu yang telah ditentukan. Supplier dengan harga rendah yang akan dianggap menang. Proses lelang ini dilakukan dengan media internet.

Electronic Fulfillment, adalah pemenuhan pesanan pelanggan. Menerima  order dari pelanggan, bisa melalui email atau webbased ordering. Mengelola transaksi. Manajemen gudang meliputi pengendalian persediaan produk dan kegiatan administrasi gudang secara umum. Komunikasi dengan pelanggan untuk memberikan informasi status pesanan, dukungan teknis, dsb. Kegiatan reverse logistics yang berupa supply chain akibat pengembalian dari pelanggan.

Sales Force Automation (SFA) adalah aplikasi berbasis web yang memfasilitasi komunikasi dan informasi dari setiap Tenaga Pemasaran. Dengan menggunakan SFA, Tenaga Pemasaran dapat mengakses informasi terkait agensi dari mana saja dan kapan saja! Alat ini didedikasikan agar para Tenaga Pemasaran dapat meningkatkan efisiensi dan profesionalisme dalam melakukan aktivitas penjualan.

Salas  Force  Automation  termasuk  dalam  salah  satu  jenis  sistem  informasi  berbisnis.   SFA atau Otomatisasi Tenaga Penjualan berguna sebagai alat untuk mengotomatisasi sistem penjualan dan management penjualan. SFA merupakan suatu sistem yang dapat berdiri sendiri tanpa adanya CRM, sedangkan CRM hanyalah  tools  /  alat  yang  membantu  suksesnya  management  Force  Salaes  Automation dalam perusahaan.Aplikasi    SFA  dalam  CRM  bekerja  secara  otomatis  mendata  semua  proses  penjualan  dari awal,  kemudian mencatat data dan identitas pelanggan yang kemudian akan diproses lebih lanjut  untuk  melengkapi  informasi  yang  dibutuhkan   sesuai  kebutuhan  perusahaan.  Selain itu, FSA membantu memudahkan pelanggan mendapatkan informasi mengenai produk yang diinginkannya tanpa harus bertemu dengan penjualnya.

EDI (Electronic Data Interchange) Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI adalah satu bentuk “e-commerce” yang secara formal diperkenalkan kepada seluruh masyarakat secara luas dengan menggunakan media komputer di dalam pelaksanaannya.

Manfaat EDI

Manfaat EDI secara Umum adalah:

•  Mengurangi kesalahan

•  Mengurangi biaya

•  Meningkatkan efisiensi operasional

•  Meningkatkan kemampuan bersaing

•  Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

•  Meningkatkan pelayanan pelanggan

Selain itu manfaat EDI secara detail adalah:

  • Pertukaran informasi data dapat dilakukan antar aplikasi sehingga tidak perlu re –entry data dari sisi penerima dan tidak diperlukan prosews printing dari sisi pengirim
  • Penyampaian atau penerimaan informasi dari dokumen lebih cepat dan aman, sehingga pelayanan dapat segera diperoleh tanpa perlu datang ke kantor pabean
  • Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan mendukung terbentuknya electronic trading dan EDI merupakan pertukaran data elektronik yang telah disepakati.

CoolSoftware Point Of Sales (POS) adalah program untuk penjualan berbasis sistem operasi Microsoft Windows yang sangat cocok digunakan untuk toko ritel. Hal ini dikarenakan rancangan program dibuat dengan fasilitas-fasilitas yang sesuai dengan keperluan pengguna ritel, mempunyai fasilitas sistem informasi yang lengkap, dan cara penggunaan program yang mudah, bahkan oleh orang yg awam sekalipun.

Selain hal tersebut diatas, program POS ini juga dibangun dengan teknologi software yang maju sehingga sangat dapat diandalkan dalam hal konsistensi data dan kecepatannya, walaupun dipasang pada komputer dengan spesifikasi yang minimal (dari PC sekelas Pentium III ke atas).

ERP (Enterprise Resources Planning) merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan (O‟Brien, 2005).

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.